Зачастую человек, находящийся на этой должности, отвечает за обеспечение офиса канцтоварами. Также он должен заказывать продукты, если это необходимо. Прямая обязанность секретаря – заказывать кулер с водой и следить за его наполненностью. Секретарь-референт должен принимать звонки для руководителя и производить их «отсев». Также он должен организовывать порядок приема посетителей. Человек, находящийся на этой должности, подчиняется непосредственно генеральному директору компании. Таким образом, большая часть выполняемых обязанностей будет связана с его просьбами и приказами. Список обязанностей также включает в себя прием и отправку принимаемой и отправляемой корреспонденции, подготовку любых необходимых документов по просьбе генерального директора, контроль документов, которые директору необходимо подписать. Секретарь также передает необходимую информацию от директора к работникам и наоборот, вызывает работников к директору по необходимости. Данный сотрудник также часто взаимодействует с административно-хозяйственным отделом. Иногда он может согласовывать с сотрудниками этого отдела вопросы обеспечения офиса канцелярскими принадлежностями и инвентарем. В отличие от первого пункта, описанного выше, данный пункт не всегда прописывается в должностных инструкциях секретаря-референта. Секретарь должен заказывать билеты на самолёт и бронировать комнаты в отелях в случае, если директор или другие сотрудники отправляются в командировку. В некоторых организациях секретарь должен уведомлять начальство и/или других сотрудников о предстоящих празднованиях, днях рождениях сотрудников и праздничных днях. Иногда этим занимается HR-специалист. Секретарь ежедневно должен готовить приемную директора к началу нового дня – включать свет, офисную технику (принтер, компьютер и так далее), готовить необходимые документы.

Прием, регистрация корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям; Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя; Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю; Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов; Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя; Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе; Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников; Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив. Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; Составление, согласование и отправка коммерческих предложений; Заключение договоров, сопровождение сделки, выставление счетов, запуск заявки; Оформление командировок сотрудников.

Все...)

Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения. Ведет прием посетителей. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Менеджмент, Логистика: Управление человеческими ресурсами.